采购管理站在甲方角度

项目采购管理过程 – 规划采购管理

确定是否要从组织外部获取货物和服务。确定在什么时间、用什么方式在获取货物和服务。

规划采购管理的输入

  1. 组织过程资产
    • 有预先批准的卖方清单
      • 简化招标所需的步骤
      • 缩短卖方甄别过程的时间
  2. 商业文件
  3. 项目文件
  4. 项目管理计划

合同类型

总价合同

也叫闭口合同,对买方有利。

适用于:已明确的需求,而且不会出现重大的范围变更。

总价合同有三种:

  1. 固定总价合同 – FFP
    • 采购价格一开始就确定好的,不允许改变
    • 除非工作范围发生变化(合增或合减范围不超过10%)
    • 卖方(乙方)的风险比较大
  2. 总价加激励费用合同 – FPIF
    • 允许有一定的绩效偏离,但是设有价格上限
    • 在合同中会约定好目标成本、目标利润、分摊比例、最高限价、实际成本
    • 总价 = 实际成本 + 目标利润 + (目标成本 – 实际成本)* 卖方应承担的比例
      • 当总价大于最高限价时,那最终限价就是最终总价
    • 实际利润 = 最终总价 – 实际成本
  3. 总价加经济价格调整合同 – FPEPA
    • 允许根据条件变化(通货膨胀、商品成本波动)
    • 适用于:
      • 卖方履约需要几年的时间
      • 使用不同的货币支付

成本补偿合同

向卖方支付完成工作所需的全部合法实际成本(实报实销),加上一笔费用作为利润。对卖方有利。

适用于:工作范围预计会在合同期限内发生重大的变更

  1. 成本加固定费用合同 – CPFF
    • 实报实销加上一笔固定费用
    • 固定费用为项目初始成本估算的百分比
  2. 成本加激励费用 – CPIF
    • 实报实销加上一笔绩效的激励
    • 在合同中会约定好目标成本、目标利润、实际成本、分摊比例
    • 利润 = 目标利润 + (目标成本 – 实际成本) * 卖方应承担比例
      • 先算利润,和利润比上下限比,计算最终利润
      • 实际总价 = 最终利润 + 实际成本
    • 利润可能存在上限和下限
  3. 成本加奖励费用 – CPAF
    • 实报实销加上一笔笼统主观的绩效标准
    • 奖励是主观的,说有就有,说没有就没有,并且通常不允许申诉
    • 虽然听起来不合理,但是有时候还是需要接这种合同。
      • 举个例子:在疫情期间,很多公司都没有活干,但是员工工资还是要发。因此,接这种合同至少可以保证能够发员工工资。

工料合同

也叫时间和手段合同。兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。

适用于:在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。

做一天算一天、做多少算多少。很灵活的更换供应商,但是只能是短期的,因为长期的成本会非常高。

规划采购管理的工具和技术

  • 数据分析自制或外购分析
    • 谁划算用谁(谁便宜用谁)
  • 市场调研
  • 供方选择分析
  • 会议

规划采购管理的输出

  • 采购管理计划
    • 包含采购过程中的各种活动
      • 如何协调采购工作、项目的其他工作
        • 制定进度计划
        • 报告项目绩效
      • 采购活动时间表
      • 采购测量指标
      • 相关方角色和职责
      • 制约因素和假设条件
      • 风险管理事项
      • 司法管辖权和付款货币
  • 采购策略
    • 是用什么类型合同
  • 招标文件
    • 由甲方写的
      • 信息邀请书
      • 报价邀请书
      • 建议邀请书
    • 应答格式要求
    • 相关的采购工作说明书
    • 所需的合同条款
  • 采购工作说明书
    • 所签署的协议的一部分
    • 包括性能规格、参数、数量、质量、期限、工作地点、其他需求
  • 自制或外购决策
  • 独立成本估算
  • 供方选择标准
    • 选择供应商的评分标准(公开的)
    • 内容包括:
      • 能力潜能
      • 产品成本
      • 生命周期成本
      • 交付日期
      • 技术专长和方法
      • 具体的相关经验、管理经验
      • 工作计划、知识转移计划、培训计划
      • 员工资质、可用性
      • 公司的财务稳定性

项目采购管理过程 – 实施采购

实施采购的工具和技术

  • 广告(招)
    • 扩充现有的潜在卖方名单
  • 投标人会议(投)
    • 保证所有潜在的卖方对采购的要求都有清楚一致的理解
    • 公平、公正、公开
  • 建议书评估(评)
    • 加权系统
    • 筛选系统
  • 采购谈判(授)

实施采购的输出

  • 选定的卖方
  • 协议
    • 合同
    • SOW
      • 信息邀请书
      • 报价邀请书
      • 建议邀请书

项目采购管理过程 – 控制采购

管理采购关系、反腐计划、监督绩效、实施变更和纠偏。

控制采购的工具和技术

  • 索赔管理
    • 谈判
      • 最优解
    • 替代争议解决方法
      • 调解、仲裁
    • 起诉
      • 最不可取
  • 数据分析
    • 绩效审查
    • 挣值分析
    • 趋势分析
  • 检查
    • 甲方对乙方可交付成果的检查

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