项目中常见的几方

俗称甲方,在PMBOK中称为买方。也是建设方。

俗称乙方,在PMBOK中称为卖方。也是承建方。

另外还有供货方,称为供应商。

PMP主要以乙方的角度讲解。

项目整合管理的核心概念

项目整合管理由项目经理负责,并且整合管理的 责任不能被授权或者转移。整合兼具了 统一、合并、建立沟通 的性质。项目经理必须对整个项目承担最终责任。

项目整合管理的发展趋势和新兴实践

  • 使用自动化工具
  • 使用可视化管理工具
  • 项目知识管理
  • 增加项目经理职责(项目经理被要求介入启动和结束项目,例如参与商业论证)
  • 混合型方法

项目经理越早介入商业论证,越会了解甲方的需求、甲方的高级领导、甲方的资金来源、由谁来组织验收。开展项目商业论证发起人负责。

项目整合管理过程 之 制定项目章程

指编写一份 正式批准项目授权项目经理 在项目活动中使用组织资源的文件的过程。目的就是确定项目的正式地位。项目需要在组织内立项并给项目经理发任命书。

项目章程内容

  1. 项目的目的
  2. 项目的目标和成功标准
  3. 项目的退出标准
  4. 概括 高层级 范围、进度、成本、风险
  5. 项目经理的责任和职权
  6. 发起人的姓名和职权

简单来说,项目章程说明的是 宏观的、高层级的信息。实在项目的执行组织(乙方)和需求组织(甲方)之间建立起伙伴关系。经批准的项目章程意味着 项目的正式启动完成了项目章程 != 合同

项目章程的输入 – 商业文件

商业文件包括 商业论证效益管理计划。商业论证包括 商业需求分析成本效益分析。商业文件是在项目之前制定的,需要定期审核。并且,项目经理不允许对其进行修改。只能和项目发起人提出相关建议。

项目章程的输入 – 协议

协议的形势一般是 合同、谅解备忘录(在双方相互体谅相互理解后提出的备忘录)、服务品质协议、意向书等。

项目章程的工具与技术 – 专家判断

具有专业学历、知识、技能、经验、培训经历 的任何小组和个人都是专家。

项目章程的工具与技术 – 数据收集

包括 头脑风暴(保证畅所欲言、注意场合)、焦点小组(聚焦在某一个领域)、访谈。

头脑风暴要保证:不质疑、不分析、不批判、不反对。重点在数量不在质量。

项目章程的工具与技术 – 人际关系和团队技能

包括 冲突管理、引导、会议管理。会议管理需要会议形成会议纪要和行动方案。

小TIPS:会议纪要在会议前先写好,在会议中修改完善,在会议后相关方签字。

项目章程的输出 – 项目章程

是由项目 发起人 发布的。包括项目目的、目标、成功标准、退出标准、需求、总体预算等高层级的概括性的内容、整体风险、相关方清单、项目经理职责、里程碑进度计划、预算。

项目章程的输出 – 假设日志

假设日志是用来记录 整个项目生命周期中的所有假设条件和制约因素。假设条件不需验证就可以视为正确。制约因素对项目或过程的执行有影响的限制性因素。

整合项目管理过程 之 制定项目管理计划(规划过程组)

要准备、协调所有计划的组成部分,并把他们整合成一个项目管理计划。项目管理计划要 足够强大 、基准化 、 渐进明细(不断变更)。项目管理计划包括后续章节中的所有xx管理计划。

项目管理计划的输入 – 项目章程

项目团队把项目章程作为初始规划的起点。

项目管理计划的输入 – 其他过程的输出

其他 规划过程 所输出的 子计划和基准

项目管理计划的工具与技术 – 数据采集

头脑风暴、焦点小组、访谈、以及核对单(Check List,为了避免整合时的遗漏。)

项目管理计划的工具与技术 – 人际关系和团队技能

冲突管理、引导、会议管理

项目管理计划的工具与技术 – 会议

开工会议 – Kick-off meeting:在 规划过程快结束 时开这个会议。标志了规划过程的结束。主要对项目的目标进行传达,获得团队对项目的承诺,明确每个相关方的角色和职责。

项目管理计划 VS 项目文件

项目管理计划需要相关方的一致认可,需要经过变更流程的审批才能修改。

项目文件是他UN对自我维护的,更倾向于工作过程的记录,比如经验教训备忘录。

2种项目管理计划

  1. 指南型:如何钓鱼
  2. 实体型:直接给鱼

整合管理过程 之 指导与管理项目工作(执行过程组)

为了实现项目目标而 领导和执行 项目管理计划的目标,并 实施已经批准变更的过程。指导与管理项目工作的输入包括 项目管理计划、批准的变更请求。

指导与管理项目工作的工具与技术 – 项目管理信息系统PMIS

PMIS系统包括:进度计划工具(例如MS Project)、配置管理系统(SVN版本管理)、工作授权系统(OA)、信息收集与发布工具(邮件系统)。

指导与管理项目工作的输出

  1. 可交付成果
    • 在某一个过程,产出的任何 独特并且可核实 的产品。例如图纸、代码。
  2. 工作绩效数据
    • 在执行项目工作中,收集到的原始观察结果和测量值。
  3. 问题日志
    • 在工作中遇到的问题记录在问题日志。是跟进所有问题的项目文件。
    • 包含的内容:问题描述、负责人、解决期限
    • 当新问题出现或老问题解决都要更新问题日志
  4. 变更请求
    • 纠正措施 – 在 事后 纠正偏差
    • 预防措施 – 在 事前 预防风险
    • 缺陷补救 – 针对质量存在的缺陷
    • 更新 – 改变基准

整合管理过程 之 管理项目知识(执行过程组)

指的是使用 现有的知识生成新的知识。利用现有的组织知识来改进项目成功。用于支持组织运营和 未来 的项目和阶段。

其中包括显性知识和隐形知识:

  • 显性知识:用文字、图片、数字进行编辑的知识。但是可能会被不同解读和理解。
  • 隐性知识:难以明确表达的,经由人际交流和互动来分享的。比如信念、洞察力、经验、诀窍

最重要的是营造信任氛围、激励人们分享自己的知识和关注其他人的知识。

管理项目知识的工具和技术 – 知识管理

将员工们联系起来,能够让他们 合作 生成新知识、分享 隐性知识、集成 不同团队。比如开交流会分享会。

管理项目知识的工具和技术 – 信息管理

员工知识 联系起来,可以促进简单的显性知识的分享。比如技术文档。

管理项目知识的输出 – 经验教训登记册

项目早期创建 -》项目期间不断更新 -》项目结束归入经验教训知识库

目的是帮助 未来 项目。

整合管理过程组 之 监控项目工作(监控过程组)

工作绩效信息 整合成 工作绩效报告。即 监控项目工作的输入和输出。同时还有项目文件,包括:进度预测成本预测。工作绩效报告也称为状态报告、进展报告。

监控项目工作的工具和技术 – 数据分析

  • 挣值分析:第七章关注的内容。
  • 偏差分析:分析 实际绩效 和 计划绩效 的差异。
  • 趋势分析:根据现有的经历或进度来预测未来。
  • 根本原因分析:RCA-Root Cause Analysis。寻找偏差或潜在问题的根本原因。
  • 备选方案分析:
  • 成本效益分析:选择成本最低的方案来纠偏。

监控项目工作的工具和技术 – 决策

决策技术包括投票:一致同意、大多数同意、相对多数原则。

整合管理过程 之 实施整体变更控制(监控过程组)

在做项目的时候,相对于计划的改变叫做变更。一般出现了需求变更会有两个文档:变更日志、变更请求。这个过程是为了审批和管理变更,不会提出变更

  1. 实施整体变更控制过程 贯穿项目始终,项目经理对此负责。
  2. 任何方都可能提出变更、客户最容易提。但是所有的变更都需要书面形式记录。
  3. 只有经批准的变更才能修改口的基准中。
  4. 项目经理和团队需要评估变更对项目时间和成本的影响。
  5. 每个变更请求都需要一位责任人来审批,一般来说 CCB-变更控制委员会 来进行审批。
  6. Change Control Board:CCB由甲方的某领导、乙方的某领导(可能是发起人)、监理方、甲方代表(项目管理公司/代甲方)组成。CCB站在公平公正的立场来审批变更。

实施整体变更控制的输入 – 变更请求

必要的变更有5个步骤:

  1. 记录:书面记录变更请求,项目经理书面记录变更日志。或要求变更的提出者提交书面变更。
  2. 评估:评估变更要带来的影响。
  3. 提交:变更请求和评估结果都要提交给CCB。
  4. 更新:CCB同意或不同意,都需要更新变更日志。
  5. 通知:将变更的结果通知所有受影响的相关方。

实施整体变更控制的输出

批准的变更请求、项目文件更新、项目管理计划更新

整合管理过程 之 结束项目或阶段(收尾过程组)

项目是分阶段的,每个阶段都需要重复五大过程组,所以都有收尾。对每个项目的验收叫形式验收。通常情况下,甲方同意了验收申请,一般都会经过一个所谓的闭门磋商来通过验收。为什么叫形式验收:因为没有经过测试(高并发等)。

收尾的步骤

  1. 获得项目整体验收 – 如果提前终止:记录提前终止的原因
    • (可选)相关方满意度调查
  2. 移交成果 – 如果提前终止:把 已移交 变成 未移交
  3. 总结和记录经验教训
  4. 组织过程资产更新
  5. 文件归档
    • (可选)庆功会
  6. 释放资源(解散团队)

结束项目或阶段的输入

  • 项目章程
    • 记录了项目的成功标准、审批标准、谁来签署项目的结束
  • 验收的可交付成果
    • 在第八章会讲解QC
  • 商业文件
  • 组织过程资产
    • 项目或阶段收尾指南或要求,比如经验教训、项目终期审计等

结束项目或阶段的输出 – 组织过程资产更新

  • 项目文件
  • 运营和支持文件
  • 项目或阶段收尾文件
    1. 表明项目或阶段已经完成
    2. 已经把可交付成果交给他人
  • 经验教训知识库

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